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Planejamento escolar: como fazê-lo de acordo com a realidade da instituição?

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Muito ouvimos falar sobre o planejamento escolar e a sua importância, mas poucos conteúdos dão dicas realmente práticas de como colocar as ideias em ação na hora de traçar estratégias. A lógica é simples: gestão não é uma ciência exata. Sendo assim, sempre há modelos que funcionam para alguns negócios e que para outros não.

Nesse contexto, é muito importante conseguir planejar considerando as particularidades não apenas do setor de atuação, mas também da própria instituição de ensino. A questão é: como fazer isso? Pensando nesse assunto, preparamos este post para orientar você nessa tarefa tão importante. Então, continue a leitura e venha aprender conosco!

Pesquise e analise antes de começar

Quando lemos sobre planejamento ou nos inteiramos sobre alguma metodologia, a vontade de registrar todos os planos para a escola logo aparece. Entretanto, não é tão simples, pois, como já adiantamos, não existe uma “fórmula” para garantir uma gestão de sucesso. O que há são boas práticas e ferramentas funcionais.

Sendo assim, a primeira coisa que você precisa para fazer um bom planejamento escolar é levantar dados e analisar informações acerca do mercado e dos potenciais clientes, além de saber da concorrência e considerar aspectos internos — ou seja, pesquisar e analisar. Veja alguns métodos a seguir!

5 Forças de Porter

As 5 Forças Competitivas, como também são conhecidas, analisam os pilares mercadológicos que posicionam a atuação da escola no mercado. Trata-se da concorrência, do poder de barganha dos fornecedores, do poder de negociação dos clientes, dos novos entrantes no mercado e dos produtos substitutos.

Essa ferramenta estabelece roteiros de perguntas a serem respondidas detalhadamente referentes a cada aspecto citado. Ao respondê-las, a gestão tem uma visão clara de quais são os caminhos a serem seguidos para evitar perdas de mercado e criar modos de se destacar.

Matriz SWOT

Falando em evitar danos e aproveitar circunstâncias, vale a pena citar a Análise SWOT. Ela faz uma avaliação interna e externa da escola, elencando quais são os pontos fracos e fortes da instituição — que dependem da gestão — e quais são as ameaças e oportunidades possíveis — fora da alçada da gestão.

Citamos duas que são consagradas, mas há outras ferramentas que você pode usar, como o Diagrama de Ishikawa (para identificar origens de problemas), o Oceano Azul (para buscar estratégias de diferenciação no mercado), entre outras. A regra é clara: quanto mais você conhecer, melhor será o relacionamento entre metodologias e realidade da escola.

Alinhe o propósito da organização escolar

A comunicação é o resultado do trabalho que é feito por causa do propósito. Pense nisso: por que a escola atua? Qual é o grande objetivo dela no mercado? Ao obter essa resposta, ficará mais claro como guiar o planejamento estratégico, afinal, há cerne nas ações e não apenas posicionamentos vazios.

Sem uma razão de ser bem definida, não é possível estabelecer objetivos e metas para a escola. Na verdade, dessa forma você se torna só mais um prestador de serviços. No entanto, o motivo pelo qual a escola existe deve nortear as decisões, e se isso não acontece, o planejamento se torna inconsistente e infrutífero.

Estabeleça meios de mensuração e controle

Gestão sem controle não existe, e não passa de perda de tempo. Não adianta você pesquisar o mercado, fazer análises da concorrência, ter o propósito firme e forte, traçar aquela estratégia linda e, depois de aplicar, deixar ela solta e esperar que chegue onde você planejou. É obrigatório controlar e medir para garantir resultados!

Indicadores importantes

Estamos trazendo este texto mais para o lado gerencial, mas a parte pedagógica não pode ser abandonada, ok? Por isso, também é importante investir em uma gestão democrática e participativa, abrangendo administrativo, corpo docente, discente, comunidade local e demais colaboradores da escola.

A partir dessa interação, a gestão conseguirá estabelecer parâmetros mais específicos para a análise. Sempre que uma ação for proposta e implementada, uma métrica surge para acompanhar o desempenho e ver se tudo está dando certo. Além disso, vale a pena se inteirar sobre indicadores gerais, como os da área financeira, qualidade de serviços etc.

Ferramentas eficientes

Falando em “indicadores gerais”, também existem algumas ferramentas que podem ser utilizadas para ajudar na mensuração e controle das ações do planejamento escolar. Lembre-se de que esses são exemplos que podem ser aplicados na sua organização, mas também é importante ficar por dentro de diversos métodos para eleger os de uso comum e situacional na escola.

Ciclo PDCA

Planejar, fazer, checar e ajustar: esse ciclo vai, basicamente, mapear a forma de fazer gestão da qual falamos mais acima. Você traça um plano, o coloca em prática, estabelece meios de medir como anda o desempenho e, a partir da análise de resultados, ajusta o que for necessário.

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É possível aplicar o PDCA em diversos procedimentos ao mesmo tempo, visto que os tempos das ações são diferentes. Então, é possível acompanhar a implementação em um setor, enquanto no outro já estamos em análise — o importante é não interromper (por isso é um ciclo). Isso vale ao aprimoramento constante!

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Essa ferramenta é mais tática e operacional, mas serve muito para não perder o controle das tarefas e fazer um plano de ação que funciona. Trata-se de um esquema para distribuir as informações sobre aquilo que precisa ser feito, obedecendo alguns critérios (o que, por que, onde, quando, por quem, como e quanto custa).

Embora pareça uma organização simples, você se surpreenderá com os efeitos dessa técnica. Outro ponto positivo de aderir ao uso de ferramentas é que a equipe se habitua. Logo, o trabalho se torna um fluxo contínuo e, no caso de confusão, constam os registros para conferir e se situar.

Invista em coleta e análise de dados

É bastante comum que ao pensarmos em planejamento estratégico nos ocorra apenas aquele grande e primeiro planejamento feito antes da empresa começar a dar os seus primeiros passos ou durante esse processo. Entretanto, o planejamento estratégico deve ser constantemente revisto, afinal, o mercado não é estático.

Nesse sentido, o primeiro princípio do nosso texto (de pesquisar e analisar) vale também no momento presente, não apenas em linhas gerais, mas também nas tendências de consumo das pessoas, no comportamento específico do seu mercado, na tecnologia aplicada à sua área etc. Vejamos a seguir um pouco mais sobre esse assunto!

Análise preditiva e previsão de cenários

Você certamente já ouviu falar sobre análise preditiva. É um termo muito difundido nas áreas de Big Data, TI etc. No entanto, o que isso tem a ver com planejamento escolar? Simples: da mesma forma que você usa ferramentas gerenciais para prever cenários, você deve usar dados coletados cotidianamente para se antecipar às tendências.

Você deve se preparar para se adaptar a cenários diversos, sejam eles óbvios ou não. Isso se aplica à inserção das novas tecnologias na área de atuação, aos novos hábitos e demandas dos consumidores, às novas gerações interagindo com o mercado etc. Use o ambiente digital e planeje como a instituição vai se posicionar.

A importância dos dados para a gestão de crises

A coleta eficiente de dados gera informações valiosas. Especialmente em momentos de crise, é fundamental contar com um bom sistema para assimilar rapidamente a nova realidade e ter bases para tomar decisões estratégicas, aplicando planos de contingência e neutralizando ameaças.

As ferramentas que apresentamos são capazes de dar potência para a previsão de cenários, alinhando planos para colocar em ação caso problemas ou oportunidades apareçam. Entretanto, para momentos realmente imprevisíveis, a análise em tempo real é o que vai determinar quem vai agir positivamente e quem afundará. Fique de olho.

Sistema de gestão escolar

Imagine ter que controlar todos os processos da sua escola, área por área, ter que levantar padrões no comportamento de todos os atuais clientes separadamente, então pesquisar o mercado global em fontes diversas e ainda ter que ter um outro ambiente para analisar os dados de consumo do seu público-alvo: desorganizado e nada produtivo!

O ideal é que você utilize um sistema de gestão escolar. Por meio dele, a ideia é integrar todos os setores e áreas (administrativas, pedagógicas, de marketing e relacionamento com o cliente), de forma que todas as informações sejam reunidas e agrupadas em um só local, de maneira automatizada.

Assim, você se preocupa com o que realmente importa: fazer gestão e tomar decisões estratégicas!

A importância da gestão integrada na manutenção do planejamento escolar

Todo planejamento escolar precisa de acompanhamento constante. Se você traça um plano, é fundamental usar métricas para ir mensurando o desempenho, se está dando certo, se as coisas estão indo como previstas, quais resultados estão rendendo, se há algo que deu errado, entre tantas outras questões.

Nesse sentido, é fundamental ter uma gestão integrada. Todos os setores devem trabalhar em conjunto, gerando suas informações de maneira centralizada. Para isso, você deve contar com sistema especializado em gestão escolar, que seja capaz de fazer as áreas conversarem.

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Continue se aprimorando

Na verdade, quanto mais recursos a gestão tem para o planejamento escolar — indo do estratégico, passando pelo tático e chegando ao operacional —, melhor é o desempenho e os resultados. Sendo assim, busque sempre aumentar o seu conhecimento, tanto pedagógico quanto gerencial, para continuar se aprimorando.

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