Planejamento estratégico escolar: saiba o que é e quais suas vantagens!

Quando o planejamento da sua gestão foi feito, se ele é revisado, como os passos são avaliados e quais medidas são tomadas a partir daí. Tudo isso é importante para manter a instituição saudável e estruturar a excelência e crescimento tão almejados. Finalmente: a organização está se beneficiando das vantagens do planejamento estratégico escolar?

Pensando na importância desse pilar, preparamos este post para abordar um pouco mais o assunto, mostrar as vantagens de ter uma estratégia alinhada e uma escola organizada de acordo com o planejamento. Que tal se inteirar sobre esses pontos? Venha conosco nesta leitura!

O que é planejamento estratégico escolar?

O planejamento estratégico escolar se trata do processo de estabelecimento dos grandes objetivos do negócio, bem como o desdobramento em metas, além dos métodos e recursos utilizados para alcançá-las. As diretrizes estratégicas também são contempladas no planejamento, ou seja, a razão de ser da escola e qual é o direcionamento da atuação dela.

A ideia de planejar é criar rotas de acesso ao cumprimento do que é almejado, elencando também meios de avaliação, indicadores importantes e métodos de aprimoramento. Não há uma forma engessada de realizar esse processo, já que se trata da gestão de um organismo — a administração se torna um procedimento orgânico e vivo.

Quais são as vantagens de esquematizar os objetivos?

A ideia de ter uma estratégia está diretamente ligada ao alcance de metas, sejam elas de longo, médio ou curto prazo. No caminho percorrido até os objetivos, vantagens competitivas são agregadas à escola, que melhora seu desempenho gradativamente conforme executa o planejamento. Vejamos, a seguir, os benefícios potenciais!

Direcionamento das ações

Se você não sabe onde quer chegar, certamente não terá consciência de qual é o melhor caminho para alcançar um bom lugar, e na educação vale o mesmo posicionamento. Tanto no sentido da gestão escolar quanto no desempenho educacional, é fundamental determinar com clareza quais são os objetivos e metas.

Tudo o que acontece na escola, em todos os setores, precisa estar ligado a esses propósitos. Caso contrário, as ações ficam desordenadas, com cada um agindo por conta própria e como acha que deve. Isso torna os processos onerosos, o que, por sua vez, causa gastos de recursos que comprometem a qualidade.

O planejamento estratégico mapeia os passos até os objetivos, percorrendo as metas e estabelecendo abordagens para medir os acontecimentos e melhorá-los.

Alinhamento da equipe

O planejamento estratégico escolar não necessariamente precisa centralizar as decisões à direção. Não é uma má ideia fazer uma gestão participativa, dando a oportunidade à equipe de trabalho de opinar sobre os desafios e propor caminhos para alcançar pontos consensualmente importantes.

Quando você cria uma linha de ação e se comunica com a equipe nesse sentido, todas as atuações se alinham. Orientar é mais sobre oferecer perspectivas e colaborar para que as pessoas compreendam o motivo pelo qual é considerável agir de uma determinada maneira do que sobre ordenar que as coisas sejam feitas de tal jeito.

Sendo assim, envolver a equipe no planejamento faz com que toda a escola trabalhe falando a mesma língua e colaborando com o mesmo propósito. Isso se reflete no clima organizacional.

Melhoria nos serviços escolares

O planejamento cria um fluxo de trabalho, é como se você distribuísse tudo o que precisa ser feito em um esquema. Em outras palavras, a estratégia faz um mapa das ações, literalmente. Você sabe o que precisa ser feito, quando, por quem, com quais recursos e de que forma e, principalmente, com qual objetivo. Dessa forma, as chances de erros são reprimidas.

A consequência imediata é que essa organização se reflete em todos os serviços prestados. O clima se torna harmônico, os processos acontecem de forma ágil e a equipe está preparada para atender às demandas. Alunos e pais são inevitavelmente beneficiados, reconhecendo a qualidade da escola.

Aprimoramento da administração

A administração não é uma ciência exata e nunca será. Por mais que existam métricas, números, metodologias etc. — que também são muito importantes —, a verdade é que gestão acontece de forma dinâmica. O planejamento é o primeiro passo nessa jornada.

À medida que a estratégia é executada, quem detém a tomada de decisão aprende a lidar com esse ambiente tão movimentado. Vale ressaltar que fatores internos contam, mas os externos também estão presentes, pois o mercado não pode ser ignorado.

Esses fatores são absorvidos, analisados e aproveitados pela gestão. Por isso, também é importante focar nas necessidades específicas do gerenciamento do seu negócio, sendo mais local do que geral. Com o planejamento estratégico, a gestão evolui.

Melhoria da gestão financeira

O planejamento estratégico escolar, além de determinar questões administrativas, pedagógicas e do alto escalão da organização, também aborda a gestão financeira, no sentido de determinar os parâmetros da atuação e os objetivos, além de ser responsável também por estabelecer meios de registro, análise e tomada de decisão.

Sendo assim, pensando na escola como um negócio, é importante acompanhar bem de perto os resultados e verificar se eles estão alinhados às ações que o planejamento previu. A seguir, abordaremos mais profundamente a importância do controle financeiro em relação ao planejamento estratégico!

Objetivos e metas financeiras

O planejamento estratégico define, justamente, os grandes objetivos da organização. Nesse sentido, as metas econômicas também são contempladas. É necessário considerar todo o plano a longo prazo desde o primeiro investimento. Em outras palavras, no planejamento devem estar descritos os valores, as aplicações e os planos em relação a esses lances.

Da estratégia vai nascer a parte tática, ou seja, como o plano será executado. Depois disso, entra a parte operacional, que é quando as coisas realmente acontecem. Sendo assim, desde o kickoff, indicadores devem ser definidos: quais métricas a gestão vai acompanhar em cada etapa do plano para saber se os planos estão sendo cumpridos?

Contabilidade estratégica

Perceba que o planejamento estratégico serve de mapa para o desempenho da escola. Tudo que foi pensado, idealizado e pesquisado nesse momento de definição, é o que vai ser aplicado e acompanhado ao longo do tempo, além testado e ajustado. Um dos pontos muito importantes que às vezes passa despercebido é a contabilidade.

Pois bem, muitas instituições pensam no serviço dessa área apenas como uma obrigação. A verdade é que todas as transações financeiras ficam registradas na contabilidade. Dessa forma, por meio de uma gestão integrada, é possível pegar todas as transações — fontes e aplicações — para mapear a instituição financeiramente.

A dica de ouro é coletar dados. Por isso, é fundamental ter um sistema de ponta e especializado no negócio, que seja capaz de agregar todos os lançamentos e fornecer agrupamentos para análises. Ao visualizar todas as entradas e saídas, a gestão consegue manter o controle sobre centros de custos e lucratividade, tomando decisões estratégicas.

Previsão de cenários

Esse é, sem dúvida, um dos aspectos mais complexos do planejamento escolar. Nesse momento estratégico de definição de diretrizes e parâmetros de atuação, a gestão precisa utilizar ferramentas para prever possíveis cenários e, assim, se adiantar a eles, neutralizando ameaças e aproveitando oportunidades.

A tecnologia, por exemplo, é um fator que sempre influencia todas as áreas de atuação. Você deve pesquisar sobre as tendências e planejar sobre como a instituição vai reagir. O mesmo vale para momentos de crise: um plano de contingência pronto para ser colocado em ação pode salvar a empresa em um momento conturbado!

Ferramentas e métodos

Há diversos métodos para ter controle sobre possíveis situações futuras e tendências. A Matriz SWOT, por exemplo, avalia quais são os pontos internos e externos que podem ser positivos ou negativos em relação ao negócio. Assim, a gestão pode alinhar a análise a possíveis ações em momentos de alta ou de crise.

Outra ferramenta do planejamento estratégico que é crucial para análises preditivas: 5 Forças de Porter. Trata-se do mapeamento sobre as principais forças de mercado e como elas podem influenciar a sua atuação, sua permanência, destaque e lucratividade. Utilize essas metodologias para ser arrojado e tomar a dianteira em relação aos concorrentes!

Crescimento da instituição

O planejamento estratégico escolar atua na esquematização das ações em função das metas e objetivos. Dessa forma, ele colabora para a identificação e correção de falhas, sendo ainda uma base necessária para a previsão de cenários.

O resultado é que a gestão tem um panorama dos desafios enfrentados e condições de encontrar meios para superá-los. Além disso, o planejamento dá a visão de longo prazo. Embora você tenha um tático operando para o presente, o norte está num objetivo futuro.

Metas bem estabelecidas, equipe alinhada, serviços escolares mantendo a excelência, gestão se aprimorando constantemente etc. são os fatores necessários para fundamentar o crescimento da escola. O planejamento estratégico é o pontapé inicial.

Qual é o melhor período para traçar um planejamento?

É bem comum que as pessoas encarem o planejamento estratégico como algo a ser feito antes do início das atividades. A verdade é que o plano e a estratégia são constantes. Claro que é importante traçar as informações pertinentes aos grandes objetivos antes de agir, mas isso não significa que o processo não deve ser incessante.

Para potencializar as vantagens do planejamento estratégico escolar, não caia no erro de esquematizar apenas nos começos e finais de anos letivos ou semestres. Para facilitar essa rotina, adote uma ferramenta cíclica, como o PDCA (PLAN – DO – CHECK – ACT), por exemplo. O principal é não deixar de medir os resultados, aprimorar e ajustar o plano.

O marketing é um pilar fundamental do planejamento estratégico, pois fala sobre como a instituição vai se posicionar no mercado e comunicar seu propósito, captando alunos e cativando pessoas em sua missão: leia o post sobre o assunto saiba como estruturar o seu planejamento estratégico nesse sentido!