7 truques para organizar o fluxo de caixa da sua escola

O fluxo de caixa, como seu próprio nome já nos dá a entender, nada mais é do que um controle de tudo o que passa pelo caixa do negócio. Sua importância é tamanha que muitos, inclusive, fazem uma analogia do mesmo com o pulmão, no corpo humano – sem ele, é impossível sobreviver.

A razão é compreensível

O fluxo de caixa está diretamente relacionado à gestão dos recursos da empresa. Sendo assim, se ele ocorre de maneira correta, abre espaço para a realização de investimentos, pagamento de contas em dia e organização financeira.

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Além do mais, o fluxo de caixa é o que dá tranquilidade para a tomada de decisões do ponto de vista financeira. Em um mês em que as saídas são maiores do que as entradas, por exemplo, é esse controle que orienta iniciativas mais ágeis, antes que a situação gere muitos prejuízos ou instabilidades.

Qual a importância do fluxo de caixa no ambiente escolar?

Nas escolas, o fluxo de caixa é tão importante como em qualquer outro modelo de empresa. Isso porque é necessário manter os investimentos em dia por uma série de razões, sendo as principais delas:

• Manter a infraestrutura para os alunos;
• Cumprir as exigências ou melhorias solicitadas pelos pais e estudantes;
• Estimular o interesse na renovação de matrículas;
• Controlar e evitar inadimplência;
• Pagar o salário de colaboradores;
• Controlar todas as entradas e saídas financeiras;
• E muito mais.

Pensando nisso, neste artigo trouxemos 7 dicas para você organizar o fluxo de caixa da sua escola. Vamos conferir?

7 truques para organizar o fluxo de caixa da sua escola

1. Registre o que entra e o que sai

O primeiro passo para a organização eficiente de um fluxo de caixas é ter controle de tudo o que entra e o que sai. O recomendado é que o processo seja realizado no momento em que isso acontece, com datas e valores das entradas e saídas para evitar qualquer tipo de confusão.

Além disso, é importante que esses dados estejam dispostos de maneira muito clara, considerando que várias pessoas diferentes, responsáveis pela gestão financeira da escola, terão acesso aos mesmos. Acredite: um único valor errado pode causar uma grande confusão.

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2. Recebimentos VS gastos

Também é importante separar o que é recebimento do que é gasto em seu fluxo de caixa. Para ainda mais eficiência nesse processo, você pode fazer a separação por categorias, sendo elas:

• Recebimentos à vista;
• Recebimentos fixos mensais;
• Recebimentos a prazo;
• Materiais escolares/didáticos;
• Salários dos colaboradores;
• Vigilância e segurança;
• Aluguel (não só da estrutura física como também de impressoras, sistemas etc.);
• Custos e despesas extras/variáveis.

Absolutamente tudo deve ser contabilizado aqui – incluindo os gastos com tesouraria, estoque, materiais de escritório, pagamento de mensalidades, de colaboradores fixos ou terceirizados e assim por diante.

3. Controle as finanças periodicamente

Não basta fazer o fluxo de caixa da sua escola – também é necessário utilizá-lo ao seu favor. Como? Efetuando o seu controle de maneira periódica.

O indicado é escolher um método, seja ele semanal, a cada 15 dias ou mensal, para fazer a conferência do fluxo de caixa. O mais recomendado, ainda, é até 15 dias – de modo a evitar um acúmulo muito excessivo de dados e informações, o que também favorece o esquecimento.

Além desse controle, fazer um “confere diário”, ao final de cada dia, também pode ajudar a manter a casa em ordem.

4. Entenda os diferentes tipos de gastos da sua escola

Seja para controlar as despesas como também na hora de gerar um relatório, saber o que é cada gasto é fundamental. Você pode separá-los em três diferentes categorias:

1. Despesas: absolutamente tudo o que é utilizado como investimento para que os produtos sejam vendidos e a receita seja gerada;
2. Custos: tudo o que sai para produção dos produtos e/ou serviços oferecidos pela empresa. No caso da escola, os gastos com infraestrutura e manutenção dos espaços, assim como pagamento dos professores entram nessa categoria;
3. Perdas: gastos periódicos e muitas vezes imprevisíveis, como um equipamento ou móvel quebrado, por exemplo.
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5. Estabeleça um planejamento financeiro

Além do controle financeiro, o planejamento também ajuda a estabelecer se as metas da sua escola do ponto de vista econômico estão sendo ou não cumpridas.

O recomendado é que esse planejamento, quando aplicado às escolas, seja semestral ou anual. Isso porque o mercado escolar conta com sazonalidades, em que há grandes entradas em dois períodos do ano – início e meio do ano. Com medo de que o seu planejamento seja ineficiente? Confira as evidências aqui .

6. Não deixe as decisões para depois

A tomada de decisões também é muito importante quando falamos em fluxo de caixa – isso porque exigem contratempos que precisam ser resolvidos na hora. Para se adiantar e evitar imprevistos, são algumas dicas:

• Preveja custos futuros;
• Confira diariamente o caixa;
• Controle as despesas e receitas;
• Otimize processos financeiros usando tecnologia como aliada.

7. E já que estamos falando de tecnologia…

Uma boa dica para organizar o fluxo de caixa da sua escola é contando com um software para efetuar essa gestão de forma automatizada e muito mais ágil.

Isso porque um software de gestão reúne tudo (e até mais!) do que falamos acima em um só lugar. Além da gestão financeira, ele também centraliza e organiza em um só lugar:

• Captação de alunos;
• Gestão pedagógica e acadêmica;
• Centralização de portal de professores, alunos e responsáveis;
• Controle de frequência e notas dos alunos;
• E muito mais.

Aproveite o embalo para conferir 4 motivos para contratar um sistema para a sua escola .

Organização de fluxo de caixa é com o Software GEO!

Ao longo deste artigo você foi apresentado(a) a 7 truques que vão mudar, de uma vez por todas, a organização do fluxo de caixa da sua escola.

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