5 dicas de como realizar a cobrança de mensalidade na quarentena

Todas as escolas sentiram os impactos da quarentena e precisaram realizar uma série de mudanças para manter os compromissos pedagógicos com os alunos e as famílias. No contexto de suspensão das aulas presenciais, as questões mais comuns giram em torno da cobrança de mensalidade pelas instituições de ensino.

Muitas famílias brasileiras já consultam o Procon para saber a possibilidade de solicitar a suspensão da mensalidade. A Senacon (Secretaria Nacional do Consumidor) já soltou uma nota técnica recomendando que os consumidores evitem cancelar contratos ou pedir descontos em mensalidades de instituições de ensino que suspenderam as aulas presenciais por conta da pandemia do covid-19.

A nota instrui que a melhor alternativa é que as instituições continuem prestando serviços de qualidade, ofereçam reposições das aulas posteriormente e mantenham o diálogo com os responsáveis financeiros pelas mensalidades. Nesse sentido, reunimos aqui 5 dicas de como realizar a cobrança de mensalidades na quarentena. Confira!

1. Disponibilizar várias formas de pagamento

Os responsáveis pelos alunos estão mais que nunca conectados à internet e aproveitando as funcionalidades das ferramentas digitais. Em contexto de transformação digital, as pessoas esperam que cada vez mais empresas se adaptem ao novo cenário, com maneiras muito mais diversificadas e automáticas de relacionamento.

É o que acontece no relacionamento com a escola. Mesmo antes da quarentena, muitos pais já realizavam o pagamento do boleto escolar via internet banking da instituição bancária da preferência de cada um. Agora, esse meio se tornou a regra em muitos casos.

É momento de diversificar as formas de pagamento e possibilitar que as famílias escolham as que mais se adaptam a suas realidades. Assim, a escola tem a chance de evitar interlocuções para resolver problemas de pagamento e, assim, manter a cobrança de mensalidade.

O pagamento por cartões de débito, crédito e transferência bancária são boas opções. É importante analisar os custos de cada forma de pagamento escolhida. Lembre-se que a gestão dessa receita é um dos pontos centrais para um planejamento estratégico das questões financeiras da escola.

2. Manter o diálogo frequente com os responsáveis

No período de quarentena, um dos impactos econômicos diretos para as escolas vem da inadimplência escolar, um problema que, na verdade, já afeta as instituições brasileiras da rede privada de ensino nos últimos anos.

Um dos conselhos para enfrentar esse desafio no momento atual é entrar em contato com os responsáveis financeiros dos alunos e explicar a situação financeira deles com a escola. Esse contato imediato com a família é muito importante para reforçar o compromisso do pagamento das mensalidades escolares.

No entanto, também é crucial entender que a pandemia provocou um cenário de incertezas e dificuldades econômicas em todos os setores. Muitas famílias ainda estão tentando compreender como vão se recuperar de dívidas e baixas receitas durante esse momento. Diante desse cenário, as partes envolvidas devem se pautar pela razoabilidade e boa-fé.

O primeiro caminho para resolver uma situação de inadimplência é a tentativa de negociação de forma direta. As medidas judiciais de cobrança devem ser adotadas somente depois que todas as tentativas extrajudiciais se mostrarem ineficazes.

3. Avaliar a possibilidade de desconto de acordo com o caso

Se as atividades e aulas a distância foram mantidas durante a quarentena ou foi informada antecipadamente a reposição das aulas nos meses posteriores, a escola não é obrigada a oferecer descontos na mensalidade.

Por outro lado, uma das estratégias de flexibilização para a quarentena pode ser o oferecimento de descontos, de acordo com a avaliação de cada caso.

Algumas posturas que podem ser colocadas em prática durante a negociação. Considere, por exemplo, o bom histórico de pagamento e o rendimento do aluno para avaliar a possibilidade de desconto. Além disso, evite a negociação em grupos nas redes sociais e escute a real situação dos responsáveis pelos anos em uma conversa particular.

É importante ouvir as particularidades de cada família e fazer com que os responsáveis financeiros das mensalidades sintam que a escola está aberta para ouvi-los e negociar novas condições.

4. Repor parte das mensalidades nos meses posteriores

Uma alternativa interessante que a escola pode adotar é reduzir o valor das mensalidades durante os meses de quarentena e distribuir pequenas parcelas nos meses posteriores, quando as aulas e atividades no ambiente escolar forem retomadas totalmente.

Dessa forma, a escola consegue manter a cobrança de mensalidade durante a quarentena e equilibrar a quantia em falta nos próximos meses, quando for possível cobrar a mensalidade em seu valor integral. Isso permite que os pais dos alunos não acumulem dúvidas e sofram menos os impactos da crise gerada pela pandemia.

5. Automatizar a cobrança de mensalidades

Um software capaz de automatizar a cobrança de mensalidades facilita ainda mais a relação com os responsáveis financeiros pelos alunos durante a quarentena, além de simplificar diversos outros aspectos da gestão financeira da escola.

Trabalhar com essas questões de maneira manual hoje em dia não é nada fácil, além de aumentar o risco de equívocos e inexatidão de informações, erros que podem gerar prejuízos financeiros para a escola e insatisfação dos responsáveis financeiros dos alunos.

As instituições de ensino parceiras do Software GEO contam com uma gestão transparente e integrada entre todos seus processos internos. Além de garantir a emissão de boletos e carnês personalizados, de forma simples e rápida, o Software GEO oferece relatórios sobre o controle de inadimplência, recebimentos e previsões para cada escola.

Como vimos, o controle da inadimplência é uma das chaves para manter a saúde financeira durante a quarentena, sobretudo no que se refere à cobrança de mensalidades. Com um sistema como o Software GEO, é possível identificar as melhores alternativas para melhorar o relacionamento com as famílias e garantir o recebimento dos pagamentos.

A melhor maneira de manter a cobrança de mensalidade durante a quarentena é por meio do diálogo com cada um dos responsáveis financeiros. É um momento delicado, que demanda tolerância e compreensão de ambos os lados. Por isso, estude a possibilidade de aplicar as dicas deste artigo na sua instituição de ensino.

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