Como realizar um controle de bolsas de estudo eficiente?

A sua instituição faz o controle de bolsas de estudo? A prática de ofertar uma cota para bolsas de estudos em escolas particulares é comum em diversas instituições. A bolsa pode ser total ou parcial – oferecida de acordo com as possibilidades de desconto da escola.

Em qualquer um dos casos, é fundamental que a instituição faça o controle de bolsas de estudo para garantir que não terá prejuízos. Se a sua escola já tem um programa de bolsas de estudos, mas precisa ter um controle mais organizado ou se ainda está implantando o benefício, você precisa ler esse conteúdo. Não perca!

Controle de bolsas de estudo: por onde começar?

Quando a escola decide ofertar bolsas de estudos para os alunos é necessário, em primeiro lugar, fazer um planejamento para entender quantas bolsas poderão ser ofertadas, de qual valor e em quais períodos: uma vez ou duas vezes por ano. Veja a seguir como ter o controle de bolsas de estudo da sua instituições em todas as etapas.

1. Planejamento de bolsas de estudos

O planejamento é o primeiro passo de qualquer ação, principalmente quando envolvem questões financeiras. A escola que nunca ofereceu bolsas de estudos precisa se organizar e avaliar sua situação econômica antes de começar a oferecer e divulgar um programa de bolsas.

Uma sugestão é fazer um levantamento de quantos alunos a escola tem, que estão com as mensalidades em dia, quantos estão inadimplentes e contabilizar se os pagantes conseguem manter todas as despesas e os investimentos da instituição.

Para fazer esse cálculo e encontrar o equilíbrio, o gestor financeiro deve dividir o valor total das despesas fixas pelo valor total recebido pelas mensalidades dos alunos. O histórico também deve ser avaliado, em algumas épocas do ano, a escola pode ter mais dificuldades para receber e esses momentos devem ser sinalizados.

O fluxo de caixa e os relatórios emitidos por um sistema de gestão escolar vão te guiar. Essa análise, revela para a instituição se o valor recebido é suficiente para cobrir as despesas e poder ofertar as bolsas de estudos.

2. Criação de regras para o programa de bolsas de estudos

Criar regras ajuda a escola e estabelecer critérios para o benefício, além de contribuir com o controle de bolsas de estudo. Afinal, por meio dele a escola poderá definir e divulgar quais alunos estão aptos a receber a bolsa.

Os critérios podem ser definidos de acordo com os interesses e necessidades de cada instituição, sempre visando oferecer as melhores alternativas para os alunos.

3. Cadastre os padrões de bolsas que serão oferecidos

Assim como é possível fazer o cadastro de valores, planos e serviços da instituição, com cálculos baseados nas mensalidades ou nos valores por aula e número de alunos, com um software de gestão escolar a instituição pode cadastrar as bolsas de estudos.

O cadastro vai facilitar o lançamento dos valores na hora de emitir os boletos. Dessa forma, não será necessário aplicar os descontos sempre que os pais, responsáveis financeiros ou próprios alunos forem realizar os pagamentos, além é claro, de diminuir as solicitações e números de atendimentos na secretaria da escola.

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4. Minimize os casos de inadimplência

O controle de bolsa de estudo também vai impactar no número de casos de inadimplência que a escola terá que tratar. Quando a instituição de ensino oferece bolsas de estudo, ela proporciona uma oportunidade para que os pais consigam arcar com as despesas educacionais dos filhos.

O ideal é criar critérios para a negociação. Com isso, ao identificar débitos e casos que estão caminhando para inadimplência, a escola poderá ofertar os descontos ou criar processos para que esses alunos sejam selecionados.

5. Ajude os alunos a garantirem a oferta do benefício no prazo

Por meio de um envio automático de avisos de vencimento, a escola poderá programar lembretes para comunicar aos alunos com benefícios até quando eles precisam fazer o pagamento da mensalidade com desconto.

Esse tipo de lembrete também pode ser utilizado para comunicar os atrasos no pagamento dos boletos ou carnês e as alterações que serão feitas nos valores devidos.

6. Acompanhe os relatórios

A oferta de bolsas pode oferecer diversos benefícios para a empresa, como a diminuição dos casos de inadimplência e até a divulgação da instituição, pois geralmente, os alunos bolsistas são mais aplicados e têm mais chances de passarem em vestibulares de universidades renomadas, levando consigo o nome da escola.

Por outro lado, o controle de bolsas de estudo deve priorizar o benefício econômico, evitando que novos ou maiores custos sejam gerados a partir da concessão da bolsa.

Um sistema de gestão escolar conta com funcionalidades que permitem a emissão de relatórios de acordo com alguns critérios importantes para a escola. Por meio desses relatórios a escola poderá acompanhar se a oferta de bolsas de estudos estão influenciando no lucro da instituição.

7. Faça previsões dos valores a receber

Para ter um controle de bolsas de estudo completo, a escola também deve acompanhar as previsões de valores que tem a receber. Com essas previsões, a instituição poderá planejar as próximas ofertas de bolsas do semestre, do ano ou até reduzir o número de benefícios ofertados aos alunos.

Além de organizar os pagamentos que dependem desses valores para serem realizados e estudar possibilidades, estratégias e ações – caso as previsões não sejam suficientes para o pagamento das obrigações financeiras da escola.

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