Controle de mensalidades escolares: 5 formas de facilitar o envio e recebimento

Acompanhar os pagamentos, enviar as vias de pagamento e receber o capital em dia: monitorar todas essas diligências não é tarefa simples. Isso, de fato, pode ser feito de diversas formas. Contudo, ter um sistema de controle de mensalidades escolares é uma estratégia que pode facilitar consideravelmente a gestão escolar.

Neste post, vamos apresentar 5 formas de manter esse controle de forma fácil, salientando qual é a melhor opção para a sua instituição se manter financeiramente saudável e organizada. Quer saber mais sobre o assunto? Venha conosco nessa leitura!

Como melhorar o controle de mensalidades escolares?

Ter o controle sobre os pagamentos das mensalidades é fundamental para que as finanças da escola sejam equilibradas. Afinal, a instituição precisa desses valores para se manter ativa e investir em recursos educacionais como equipamentos, infraestrutura, materiais educativos, qualificação profissional etc.

Fazer o controle dessas mensalidades escolares não costuma ser simples. É comum que os responsáveis financeiros dos alunos optem por formas de pagamento diferentes e, nesse caso, é necessário ter um acompanhamento ainda mais rigoroso.

Existem algumas formas de otimizar esse processo a fim de torná-lo mais fácil e eficiente. Veja abaixo algumas dicas que preparamos para você!

1. Lista de acompanhamento

Crie uma lista com os nomes de todos os alunos que estão em dia com as mensalidades e acrescente as informações sobre ela: valor, forma de pagamento que costuma utilizar e contato do responsável financeiro.

Sempre que passar 10 dias do vencimento da mensalidade, entre em contato para sinalizar sobre o compromisso pendente. Ao final de cada período de pagamento, atualize a lista e remova o nome dos alunos que não fizeram o pagamento. Na sequência, transfira para uma outra lista específica para inadimplentes.

Com essa lista é possível ter o controle de quantos alunos estão em dia com as mensalidades, quanto a escola recebeu em dinheiro, quanto está para receber de pagamentos feitos no cartão de crédito etc.

Pontos negativos

O maior problema desse modelo é o fato de ele ser manual. Isso exige atenção redobrada da área financeira. Em casos de grande volume de matrículas e diversas formas de pagamento, guia, informações contábeis etc., pode haver bastante retrabalho, além de confusões e prejuízos.

2. Google Agenda

O Google Agenda pode ajudar a automatizar o processo de controle e cobrança das mensalidades. Crie um evento com os nomes dos alunos e os contatos de seus representantes financeiros, de acordo com o valor da mensalidade.

Então, todos os meses você pega essa lista para fazer o envio das cobranças. Você também pode contar com um sistema de gerenciamento de projetos e criar tarefas com o mesmo objetivo.

Há ainda a possibilidade de adicionar outros profissionais em cada tarefa. Depois de realizar as cobranças e dar baixa nos pagamentos, basta finalizar o evento ou o projeto.

Pontos negativos

Esse tipo de controle não auxilia na contagem dos valores recebidos e faltantes. Dessa forma, apesar de resolver a questão dos envios de cobrança e controle de recebimentos, não auxilia em nada nas informações financeiras.

Assim, é preciso de mais uma ferramenta para a etapa analítica, descentralizando as informações. Esse método demanda bem mais tempo. Além disso, é interessante para as instituições ter todos os dados em uma base só.

3. Planilha

O sistema da planilha é bem parecido com o de listas que citamos acima, com a diferença que a planilha pode ser automatizada (se você for bom no sistema e souber ativar essas funções) e possibilita a criação de filtros para facilitar o processo de acompanhamento.

Nesse caso, funciona por período: cada mês do ano se registra os pagamentos de cada aluno. Depois acompanha-se quais matrículas estão inadimplentes, encaminhando assim a cobrança.

Pontos negativos

Ao utilizar uma planilha, o controle de inadimplência se torna separado. Ou seja, é necessária uma segunda planilha. Essa tem acesso ao resultado mensal dos pagamento que não foram feitos.

Embora se tenha a ideia de que a planilha automatiza o acompanhamento dos valores em aberto, a verdade é que isso vai depender de quem a alimenta. Caso seja uma pessoa só, demanda bastante tempo e é repetitivo, podendo levar a erros. Se a tarefa se divide entre diversas pessoas a chance de equívocos é maior ainda.

Essa solução também requer atualizações frequentes e não é integrada com nenhum sistema. Por isso, a emissão de boletos, cobranças e outras tarefas continuam sendo feitas individual e manualmente.

4. Software Financeiro

Existe uma infinidade de softwares financeiros que fazem o controle de mensalidades, cobrança, análise, etc., e podem ajudar a sua instituição a acompanham os pagamentos e os casos de inadimplência. 

Porém, esses sistemas não são específicos para instituições de ensino, e podem deixar de atender a sua empresa em algum ponto importante, fazendo com que você tenha que contratar outro software para complementar. 

5. Software de Gestão Escolar 

O software de gestão escolar é uma forma eficaz, rápida, automatizada e eficiente de fazer o controle das mensalidades escolares. Embora os sistemas financeiros funcionem para lidar com dinheiro, é o programa voltado para escolas que garante o diferencial na sua administração.

Um sistema completo permite fazer o envio, a atualização e a reimpressão dos boletos de pagamento, além de criar alertas de cobrança — que são enviados diretamente para o responsável financeiro do aluno —, eliminando a necessidade de um funcionário da escola ter que entrar em contato para cobrar a mensalidade.

O software contribui para o trabalho da área financeira desde o início, permitindo que seja feito um cadastro com diferentes valores, planos e serviços oferecidos pela instituição, com cálculos baseados em mensalidades fixas, valores por hora/aula e pelo número de alunos.

Outros diferenciais

Instituições de ensino que atendem diferentes faixas etárias de alunos ou oferecem diversas opções de cursos, podendo, portanto, emitir boletos e carnês personalizáveis de acordo com as informações necessárias.

Para controlar a inadimplência, a escola pode gerar relatórios com recebimentos e previsões, documentar a negociação das dívidas com os cálculos dos juros, correções e custos processuais.

O maior benefício de um software de gestão escolar é que ele atende todos os departamentos de uma escola — sem que seja preciso contratar outros sistemas para complementar — e foi desenvolvido para atender as necessidades desse segmento. É a forma de controle de mensalidades escolares, entre outras soluções, mais indicada.

Há diversos tipos de softwares como esse e cada um com sua particularidade, mas é fundamental buscar por um sistema que atenda outros departamentos da escola, alcançando pais, alunos e professores, de forma simples, otimizada, online, integrada e personalizada.

Pontos positivos

Ao eliminar todos os gargalos produtivos que os outros métodos de controle acarretam, você ganha muito. A verdade é que a organização é fortalecida, uma vez que não há risco de retrabalho ou erros humanos.

A equipe se torna mais livre para focar em tarefas que agregam valor à instituição, em vez de se prenderem em tarefas mecânicas, já que o software de gestão escolar automatiza tudo que precisa ser rápido e eficiente.

Redução de custos

Quanto pessoal você demanda nessas tarefas? Um setor inteiro de cobrança ou o valor que se gasta de telefone para cobrar as mensalidades atrasadas. O relacionamento de representantes financeiros, alunos e direção da escola fica prejudicado.

Quando a gestão abandona ações passíveis de prejuízo, todos os processos se tornam mais eficientes. Se não há desperdício de recursos, a redução de custos é apenas consequência. Você investe no que realmente traz melhorias.

Controle do fluxo de caixa

Com um sistema de gestão escola as entradas e saídas ficam muito claras. Você sabe quanto dinheiro entrou em razão de quê, em qual data foi o fato gerador e quando foi a movimentação.

A integração que o software traz com demais áreas da escola dá um panorama dinâmico sobre a fonte e aplicação de recursos. Analisar com facilidade essas informações permitem não apenas o corte de custos, mas um melhor planejamento financeiro.

Acompanhamento das métricas

Quais são as metas da instituição? Quando todos os dados são lançados em sistema, é possível gerar relatórios com muito mais facilidade. Assim, se distribui as ações numa linha temporal, medindo as ações e interpretando resultados.

Outro ponto positivo é ter a equipe envolvida nesse processo, já que o sistema é integrador. Prevendo os acontecimentos, a gestão evita prejuízos e consegue aproveitar melhor as oportunidades, além de reverter lances ruins a tempo.

Padronização dos processos

É péssimo quando os clientes percebem que a empresa é totalmente desalinhada. Na escola, a mesma máxima é válida. Por isso, é interessante pensar no sistema como um unificador, pois ele cria padrão para todos os processos, independentemente de quem está operando o software.

A configuração permite à instituição ter esse ar de profissionalismo, de forma que todos os procedimentos sejam visivelmente mapeados.

Diminuição da inadimplência

A automatização confere rapidez a todos os processos. No caso da inadimplência, a forma e o tempo de cobrança fazem muita diferença para quem paga. Além disso, os meios oferecidos para quitação e a negociação em si também são fatores decisivos.

Deixe as tarefas mecânicas para a automatização que o sistema permite e trate dos pais e alunos, que por algum motivo se tornam inadimplentes, da melhor forma possível. É bem simples: o sistema ajuda a organização e a organização ajuda o cliente.

O que fazer em casos de inadimplência?

Infelizmente a inadimplência é um problema que pode atingir qualquer instituição de ensino. Por isso, é importante estar preparado e saber lidar com essa questão sem deixar que ela interfira no desenvolvimento das atividades e dos projetos escolares.

Acompanhe os casos de inadimplência de perto. Conheça a família e os alunos que estão nessa situação. Muitas vezes, os responsáveis acabam se distanciando da escola por vergonha. Estar próximo e acessível para resolver esse problema vai deixá-los mais tranquilos e seguros quanto a isso.

O departamento financeiro deve ser bem estruturado para poder gerir essas demandas. Nesse sentido, o software especializado:

• acompanha de forma atualizada os débitos de cada aluno;
• cria negociações;
• acompanha os vencimentos;
• gera cobranças automáticas.

Dessa forma, você tem um sistema de controle de mensalidades escolares altamente eficiente e a instituição de ensino se mantém apta para prosperar e crescer.

E como anda a gestão financeira da sua instituição? Precisando de auxílio? Então, entre em contato conosco, conheça nossas soluções e elimine os problemas que a sua escola tem enfrentado. Teremos prazer em atender você!

Cobrar não é uma tarefa muito simples e pode deixar as pessoas desconfortáveis, por isso é importante fazê-la da maneira certa. Veja como simplificar essa atividade neste post. Se você tem alguma dúvida, deixe seu comentário!

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