Como aprimorar a gestão de compras em sua instituição escolar?

A gestão de compras em diferentes modelos de negócio interfere diretamente nos resultados positivos ou negativos — quando não aprimorados — de todos os departamentos. Com as instituições escolares não é diferente, pois o mau uso, a compra excedente e a falta de material podem afetar no desempenho da instituição.

Para aprimorar a gestão de compras de sua escola, é necessário planejamento, organização e controle dos produtos. Enfim, esse processo é essencial para o bom funcionamento da instituição escolar.

Nesse contexto, separamos algumas dicas para os gestores escolares aprimorarem suas ações em relação às compras. Confira!

Investir o tempo da equipe para otimizar a gestão

Você já imaginou ter que enviar toda semana uma pessoa para fazer a contagem manual de tudo que está no estoque na escola? Além disso, outro colaborador também teria que verificar aquilo que está em uso e contabilizar o tempo de duração até a substituição por um produto novo, e por aí vai!

Várias etapas da gestão de estoque precisam estar alinhadas com a gestão de compras, por isso, quando se tem planejamento e organização, consequentemente, é possível evitar que os funcionários façam trabalhos manuais e cansativos.

Quando o tempo da equipe é investido na otimização da gestão, quem seria direcionado para horas anotando a quantidade de materiais, poderá focar em outras tarefas tão ou mais importantes para o bom funcionamento da instituição escolar.

Fazer um diagnóstico

Não adianta ter uma equipe disponível para outras tarefas se você não sabe quais são elas. Por isso, um diagnóstico é uma maneira de antecipar necessidades e ter anotado todas as questões quanto aos fornecedores, requisições, cotações, pagamentos etc.

Com esses dados em mãos fica mais fácil ir para o planejamento, já que você reconhece as demandas reais da instituição. As compras devem ser realizadas sempre dentro do orçamento, sem que isso gere riscos para a escola. Os compromissos assumidos precisam estar alinhados com o fluxo de caixa, pois são as condições reais de uma organização que ditam o investimento necessário.

Planejar a gestão de compras

O planejamento é parte primordial na gestão de compras, sem um plano estratégico de ação, os processos podem até dar certo no começo, mas, aos poucos, podem perder força. Para manter um padrão, o tempo também é algo importante, pois os resultados virão no curto, médio e longo prazo.

Com alguns meses de acompanhamento e análise é possível perceber quais produtos acabam com mais frequência, ou seja, o tempo de duração desses materiais, assim, você não vai precisar deixar para a última hora a compra, podendo antecipá-la.

O registro de tudo que entra e sai da escola é essencial para garantir que as compras aconteçam na hora certa e que os materiais não faltem em momentos importantes. Por isso, nenhum produto pode passar despercebido nessas etapas.

Comprar produtos e materiais pensando sempre na qualidade

A qualidade dos produtos, principalmente daqueles com validade mais curta, como alimentos, precisa ser mantida para que a sua instituição escolar seja vista com bons olhos pelos alunos, pais e responsáveis, além dos próprios colaboradores.

Não se pode deixar vencer, muito menos usá-los depois da data de vencimento, por isso, esse é um controle fundamental. Na compra dos materiais também é necessário verificar a procedência deles e buscar sempre pelo melhor custo-benefício. Produtos muito baratos podem não ter a qualidade esperada, enquanto o preço mais alto nem sempre é sinônimo de excelência.

Qualificar fornecedores

Os fornecedores têm o papel de manter o material solicitado entregue dentro do prazo e com a garantia de qualidade. Por isso, o gestor deve ter uma lista de fornecedores fixos, além de uma lista reserva para imprevistos.

Um bom relacionamento com essas empresas faz com que problemas sejam evitados, como o aumento repentino de preços ou a falta de produtos.

O mais importante ao qualificar um fornecedor é a relação dele com a sua escola. Quando ele conhece bem as suas necessidades e possibilidades, algumas vezes você não terá o trabalho de entrar em contato, pois ele também conhece os momentos certos para oferecer um produto e manter as suas compras em dia.

A escolha por mais de um fornecedor para um mesmo produto também deve estar entre as prioridades dos gestores de compras, por isso, a lista deve sempre ser atualizada e a pesquisa de preços e qualidade mantida como procedimento rotineiro.

Utilizar softwares que contribuam para uma gestão mais efetiva

A utilização de softwares deixou de ser uma opção, passando a ser essencial para aprimorar a gestão de compras em qualquer ramo de negócio assim como nas instituições escolares. Nesse cenário, a tecnologia é uma aliada no controle de estoque, de uso de materiais e da necessidade de compras. Essas ferramentas permitem ajudam o gestor entender o processo dentro da sua instituição.

Comprar com base no PCP

O planejamento e controle de produção é elemento básico em empresas e indústrias. Nas escolas, essas estratégias podem colaborar para a compra dos recursos necessários por um período específico sem aumentar o número de materiais amontoados no almoxarifado da instituição.

Dados importantes para serem levantados pela escola são: fornecedor, data do pedido, produto, quantidade, preço, status do pedido, departamento solicitante, entre outras informações relevantes para o melhor controle do processo.

É importante ressaltarmos que a gestão de compras tem como principal objetivo o controle dos produtos que entram e saem do estoque da escola. Mais do que diminuir os riscos de falta desses materiais, a gestão quando é eficiente, ela é estratégica, transparente e padronizada.

Além da organização quanto aos materiais físicos dentro de uma instituição, outros controles precisam ficar em dia para que não haja problemas, por exemplo, em relação ao financeiro.

O mau acompanhamento de etapas, desde a matrícula até a formatura do estudantes, pode gerar problemas de recursos que interferem diretamente na gestão de compras, por isso, um software direcionado para a gestão escolar pode ser um aliado na organização e controle de informações importantes dentro da sua escola.

Como vimos, a tecnologia pode ser aliada em diferentes quesitos dentro de uma instituição escolar, entre em contato com a gente e saiba mais!