Como estruturar e aplicar um plano de gestão escolar eficiente?

O objetivo principal de um plano de gestão escolar é ter o direcionamento em relação a todas as ações que serão tomadas dentro de um período determinado. Em outras palavras, essas definições devem ser documentadas para orientar todos os procedimentos e as metas no decorrer do tempo.

Antes de qualquer coisa, vale lembrar que esse plano pode e deve ser participativo, ok? Sendo assim, envolva colaboradores, pais e alunos no processo, a fim de obter melhores resultados. Dito isso, que tal conferir o que fazer para elaborar esse plano e como colocá-lo em prática? Continue com a gente e confira!

Invista tempo no planejamento estratégico

Não é possível falar de gestão sem tocar no assunto planejamento estratégico. A lógica é muito simples: você não pode construir e seguir um plano se não sabe onde deseja chegar. Traçar uma estratégia é isso: definir aonde você quer chegar, em quanto tempo e quais métodos você vai usar para isso.

Sendo assim, os responsáveis precisam, sim, investir tempo em definir o planejamento estratégico, pois é nesse ponto que o plano de gestão nasce: isso vai nortear todo o trabalho. É importante definir quais são os objetivos de longo, médio e curto prazo. Ao definir esses objetivos em função do tempo, são formadas as metas.

Analise o mercado e a situação interna

O planejamento estratégico deve considerar alguns aspectos importantes: a análise de mercado e o momento atual da instituição. Você não pode definir metas sem ter bases reais, pois os objetivos precisam ser factíveis. Ao mesmo tempo, é interessante definir com ousadia, pensando no crescimento progressivo.

Dessa forma, é indicado o uso de metodologias e ferramentas de gestão que auxiliam no mapeamento do mercado — concorrência, clientes, entre outros fatores — e da situação interna da escola. Você pode, por exemplo, utilizar a Matriz SWOT e o Ciclo PDCA. A análise de dados são boas opções de planejamento e controle, falaremos disso mais tarde!

Dê atenção às exigências legais básicas

Lembre-se que o currículo, a carga horária geral — 800 horas de aula dentro de 200 dias letivos —, a carga horária exigida em disciplinas específicas, entre outros quesitos, deve atender às obrigatoriedades estipuladas no MEC. Por isso, o plano de gestão escolar precisa contemplar esses pontos, certo?

Veja o que o seu plano precisa conter:

• um panorama sobre o setor;
• uma análise do cenário de atuação da escola, pontuando o propósito da gestão;
• os objetivos e metas do PPP;
• informações sobre a metodologia de ensino;
• dados do planejamento financeiro, sem deixar de lado a estratégia de captação de alunos e a da inadimplência;
• quadro com informações sobre equipe de trabalho, alunos e seus responsáveis;
• calendário administrativo e acadêmico, com o detalhamento das aulas;
• uma parte para projetos, sejam eles acadêmicos ou pedagógicos;
• avaliações periódicas (bimestrais ou semestrais, por exemplo);
• plano estratégico de marketing;
• ata das reuniões.

A verificação dos pontos, principalmente do currículo, merece atenção, pois alterações são bastante frequentes e a escola precisa prever isso no planejamento, adicionando o que for necessário e, em alguns casos, excluindo o que não é mais vigente.

Em tempos atuais, você não pode deixar de considerar também as medidas sanitárias: o que a escola está fazendo nesse sentido? Além de garantir o bem-estar coletivo, demonstra também como a instituição vê sua responsabilidade social. Esse posicionamento no mercado é importantíssimo para alinhar o propósito com as ações.

Faça o mapeamento de todas as ações

Embora o plano de gestão escolar diga muito sobre as diretrizes — objetivos e direções gerais —, também é importante que haja o detalhamento das ações. O planejamento envolve diversas áreas e os procedimentos esperados devem ser registrados, a fim de que o cumprimento deles leve ao alcance da meta.

Sendo assim, além de conter o planejamento estratégico, o documento deve contemplar também as ações, ou seja, ter a parte tática. As ações que vão colaborar para o alcance do objetivo precisam constar. Por exemplo, se o propósito específico das finanças é reter alunos, analise o seguinte: como isso vai ser feito? Em seguida, registre as ações que deverão ser tomadas.

Defina um método de acompanhamento

Os indicadores de desempenho são muitíssimo importantes para manter o plano de gestão rodando bem durante todo o período. Afinal, com eles, você vai acompanhar o que está sendo feito e comparar com o que era esperado, tendo condições de analisar os resultados e melhorar o que não estiver satisfatório.

Além de determinar quais são as melhores métricas, há metodologias e ferramentas que podem ajudar você no controle das tarefas diárias. O checklist, por exemplo, é muito simples e pode ser facilmente administrado, ao mesmo tempo que é bastante poderoso. Existe também uma ferramenta chamada 5W2H, que também pode ser usada no operacional.

Use a tecnologia para otimizar os processos

Por fim, mas não menos importante: o uso de um software de gestão é imprescindível para automatizar processos e otimizar seu plano de gestão escolar. Dessa forma, mantendo tudo organizado e a equipe alinhada em um “modus operandi” dinâmico e ágil, sem repetições e retrabalhos, é simples manter a comunicação fluida e a mente coletiva focada.

É essencial desenvolver um plano de gestão escolar eficiente. Isso pode ser conseguido com o planejamento estratégico e a ajuda do mapeamento das ações a ser realizadas, sem esquecer da atenção às exigências legais e de um bom software educacional.

Analise dados em tempo real para tomar decisões

Lembra quando falamos sobre ter métodos de controle e análise para traçar a estratégia? Pois bem. Especialmente nos tempos atuais, em que as coisas estão tão imprevisíveis, ferramentas de previsão de cenário são importantíssimas. Quanto mais adiantado às tendências a escola estiver, melhor ela vai se adaptar às mudanças.

A análise preditiva é fundamental para ter um bom desempenho atualmente. A questão é que ferramentas tradicionais podem prever até certo ponto — até onde chega o que já conhecemos. Sendo assim, a análise de dados é necessária para que o negócio sobreviva. É preciso utilizar um sistema que agrupe dados, a fim de obter informações em tempo real.

Mantenha o plano de gestão flexível e adaptável

A ideia de analisar dados e gerar informações é sobre conseguir ter bases sólidas para tomar decisões, especialmente em momentos de crise. Sendo assim, a gestão deve manter tudo flexível: o mapeamento dos processos, os indicadores, os objetivos e metas do planejamento estratégico, os métodos utilizados etc.

O plano de gestão escolar deve ter foco na adaptabilidade, pois isso é muito importante atualmente. O uso da tecnologia para centralizar todas as atividades e apoiar o trabalho a distância não pode ser dispensado. Se o seu software escolar não contempla a segmentação das ações para gerar relatórios, é hora de trocar de sistema.

Se identificou com esse cenário e quer saber mais sobre como o sistema é estratégico para fazer uma gestão de sucesso? Descubra quais são os quesitos para decidir ou não trocar de software!