6 modelos de carnês e boletos para escolas

Escolher um bom modelo de carnê é uma decisão estratégica para a gestão escolar. Quando a instituição de ensino investe em um carnê de pagamento organizado e padronizado, ela aumenta a facilidade de recebimento das mensalidades.

É uma forma de atrair clientes, pois é natural que, depois de avaliar a qualidade da instituição, os pais optem por matricularem seus filhos naquela que oferece o melhor custo-benefício e menos burocracias para o dia a dia. Assim, a praticidade dos carnês, aliada à diversificação das formas de pagamento, facilita a vida do pagante, contribuindo para a redução de problemas com inadimplência.

Quer saber mais? Neste post, você conhecerá 6 modelos de carnês e boletos para escolas. Mas, antes, vamos explicar algumas diferenças entre os carnês e boletos. Desse modo, fica mais fácil entender qual é a melhor opção para a sua instituição de ensino. Continue a leitura e confira!

Quais as diferenças entre carnês e boletos?

Antes de mostrarmos os modelos de carnês de pagamento pronto e boletos para escolas, é importante explicarmos as principais diferenças entre esses dois meios de pagamento, pois muitas instituições estão acostumadas a lidar apenas com um modelo, desconhecendo as qualidades e possíveis vantagens do outro. Lembrando que a escolha deve estar centrada na melhor opção para a realidade da escola. Vejamos!

Boleto

De uma maneira geral, o boleto é um título de cobrança com as informações da empresa e os dados necessários para o pagamento. Antes as escolas podiam trabalhar com dois tipos de boleto: o boleto simples e o boleto registrado. Porém, desde a implementação da cobrança registrada, pela Febraban, todos os boletos precisam ser registrados.

Mesmo com a regularização, uma das vantagens de oferecer o pagamento com o boleto é que ele pode ser recebido em diferentes estabelecimentos, como bancos, casas lotéricas e até mercados, farmácias, lojas etc, facilitando e muito a vida do pagante.

Além disso, com a obrigatoriedade do uso do boleto registrado, o pagamento ficou mais seguro tanto para a empresa quanto para o cliente, uma vez que, nesse processo, existe a troca de arquivos entre a escola e o banco. Essa relação acaba garantindo a integridade das informações, seja no registro, seja na baixa.

Com o Software GEO, por exemplo, além da integração com qualquer instituição bancária por meio da troca de arquivos, também é possível sua instituição fazer a geração automática dos boletos na plataforma da Gerencianet — automatizando, assim, o processo de registro e de baixa.

Consequentemente, não é necessário o envio de arquivos CNAB e, assim como era no boleto sem registro, a cobrança de tarifas só é feita por boleto pago. Tem mais, pois, após o pagamento do boleto, a baixa também é feita automaticamente no sistema.

Carnê

O carnê costuma ser mais comum em empresas pequenas e regionais, nas quais é possível ir de porta em porta para receber os pagamentos ou quando há um lugar fixo para o recebimento dos subsídios.

Esse é um modelo de pagamento que funciona como um título de empréstimo. Em outras palavras, é como se a escola estivesse emprestando determinados valores ao cliente e, ele, no que o concerne, vai pagar as prestações da “devolução”.

Diferentemente das taxas fixas aplicadas pelos bancos, essa modalidade pode gerar taxas ou juros de acordo com as regras de contratação. Além do mais, o cliente passa por uma análise de crédito para comprovar se ele tem como arcar com a despesa. Enfim, caso o crédito seja aprovado, é gerado um carnê com o número de parcelas da compra e esse é entregue ao cliente.

Uma das vantagens do carnê é que, mesmo que o cliente atrase o pagamento por alguns dias, ainda é possível quitar o débito com o mesmo título, sem precisar solicitar uma nova via. A desvantagem está nas multas e na dificuldade de acesso às formas de pagamento. Vejamos os principais modelos de carnês e boletos!

Quais são os tipos de modelo de carnê?

O modelo de carnê e boleto para uma escola pode influenciar não só o atendimento oferecido pela instituição aos responsáveis financeiros dos estudantes, pois não se pode negar a influência direta no fluxo de trabalho da secretaria ou departamento financeiro, independentemente do tipo de instituição — básica, superior, profissionalizante etc.

A seguir, veja quais são os principais modelos de carnê para sua escola.

1. Carnê para pagamento de mensalidade

Entre os modelos de carnês e boletos mais comuns, o modelo de carnês de pagamento pronto é o mais simples, pois ele não tem nenhuma ligação oficial com qualquer agência bancária. Assim, ele é feito e impresso pela própria escola e, da mesma maneira, o pagamento também é recebido na instituição.

A principal vantagem dessa forma de pagamento é que a instituição não depende do banco para recebê-la, ou seja, ela não pagará taxas de emissão e outras cobranças bancárias. Além disso, o cálculo de juros e atrasos também é feito pela própria escola.

Por outro lado, essa cobrança exige mais tempo e dedicação dos profissionais responsáveis pelas finanças, pois eles devem fazer o recebimento de todos os pagamentos dos alunos individualmente. Com isso, a organização dos dados também pode ser prejudicada nesses casos, já que o controle, geralmente, é manual e mais suscetível a erros.

2. Boleto no modelo de carnê

O modelo de carnê em formato de boleto conta com um layout reduzido e pode ter até 3 títulos impressos em cada página. Assim, há nesse tipo de cobrança uma preocupação com a produção de papel, mas também há, principalmente, um melhor esquema para quem não consegue gerar boletos todos os meses para pagamento.

Por outro lado, devido ao espaço limitado, não é possível inserir informações personalizadas. Com isso, essas características acabam fazendo com que esse modelo de boleto seja pouco utilizado, até mesmo em pequenas instituições de ensino, pois existe uma cultura de que quanto mais informações, maiores as garantias para com regularidades e leis.

Mais uma vez, destacamos que os modelos de carnê e boletos auxiliam no pagamento imediato. Assim, independentemente da nomenclatura, o carnê de pagamento funciona como um boleto, que pode ser pago na geração, sem a necessidade de cálculos extras.

3. Boleto no modelo demonstrativo

Este é o modelo de boleto mais completo, que oferece mais opções de personalização, ideal para instituições preocupadas com as necessidades e desejos de seus clientes. Com ele, é possível inserir as informações da escola, mensagens personalizadas, como de cobrança para pagamento fora do vencimento ou de débitos em aberto, além do detalhamento dos serviços que estão sendo pagos, entre eles:

• valor da mensalidade
• valor referente à material escolar;
• cobranças relacionadas às atividades extras;
• imagens, como o logotipo da escola;
• imagens promocionais e de marketing.

Também é possível inserir nesse modelo as informações sobre os descontos para o pagamento antecipado ou dados sobre o que é preciso fazer para obter esse benefício.

Isso é importante pelo fato de que qualquer tipo de detalhamento que a escola possa incluir em seus boletos, que esteja relacionado com o pagamento, é essencial para evitar problemas, como ligações que despendem tempo do pessoal da secretaria escolar.

4. Carnê da formatura escolar

A formatura escolar é um evento comemorativo muito esperado pelos alunos. Contudo, é comum que nem todos os responsáveis financeiros tenham condições de arcar com as despesas envolvidas nesse evento. Para oferecer uma alternativa, a escola pode usar o carnê da formatura escolar.

Os custos com a formatura costumam ser extensos, como roupas, aluguel da casa de festa, buffet, equipe de garçons, segurança, limpeza etc. Por isso, a escola pode oferecer o parcelamento do valor total da formatura e disponibilizar carnês todo mês. Assim, as famílias dos alunos não precisam desembolsar um valor muito grande de uma vez só.

A formatura escolar é um momento que marca o fechamento de um ciclo e o início de uma nova fase na vida estudantil. O evento é feito não só ao final do Ensino Médio, mas também pode ser realizado ao final de outras etapas da educação básica, como o Ensino Fundamental I e II.

A possibilidade do pagamento parcelado via carnê deve ser informada às famílias com antecedência, de preferência no início do ano letivo, para que o valor total seja dividido em parcelas razoáveis. O modelo do carnê pode seguir o formato simples de cobrança.

5. Carnê para pagamento de passeios

Os passeios escolares que demandam uma disponibilidade financeira mais alta das famílias também podem se tornar mais viáveis com o uso de carnês. Na maioria das vezes, são passeios que envolvem viagens que duram alguns dias, por isso, demandam gastos com hospedagem, alimentação, transporte, segurança dos alunos etc.

Assim como acontece com o carnê para formatura, o carnê para o pagamento de passeios é um compromisso que envolve apenas a escola e as famílias, sem bancos como intermediários. Então, o pagamento do carnê deve ser feito diretamente no setor administrativo da escola.

É uma maneira de mostrar que a gestão está disposta a garantir que o máximo de alunos aproveitem as oportunidades de aprendizado extracurriculares, É importante que a data de um passeio como esse seja marca no segundo semestre do ano, de modo que as famílias tenham alguns meses para pagar parcelas com valor um razoável.

6. Carnês para atividades e cursos livres

Muitas escolas oferecem atividades e cursos livres por fora do pagamento da mensalidade normal, como escolinhas de futebol, natação e cursos de idioma. Se a sua instituição trabalha com esse tipo de serviço, saiba que um carnê voltado exclusivamente para cada atividade é uma maneira simples de formalizá-la e melhorar a organização financeira da família dos alunos.

O carnê pode ser referente ao valor integral do serviço ou a parcelas que dividem o valor ao longo dos meses. Além disso, ele pode ser no formato de um boleto para facilitar ainda mais a vida de quem precisará arcar com o valor. Afinal, dessa forma, o responsável pelo aluno tem a possibilidade de pagar o boleto no internet banking do seu banco de preferência.

Como automatizar a cobrança?

O uso de boletos, carnês, assim como a opção de pagamento com cartão de crédito ou débito em conta são formas que auxiliam a escola e facilitam o dia a dia dos pais. Porém, nada disso pode ser feito com qualidade se a instituição de ensino não tiver um processo de automatização.

Enfim, não estamos tratando de novos modelos, mas formas eficientes, que unem todas as melhores vantagens de cada tipo de pagamento em uma mesma maneira de acesso rápido e fácil. Algumas ferramentas podem auxiliar nesse processo, vejamos as opções.

Agendamento de envio de boletos de cobrança

Em muitas instituições, os profissionais precisam enviar os boletos de cobrança manualmente para os pais dos alunos. Há casos em que um dia é reservado para essa atividade.

O agendamento do envio de boletos é uma forma de reduzir o tempo dedicado a essa tarefa, pois, com isso, é possível criar um disparo para enviar os boletos de cobrança para todos os alunos da instituição.

Aviso de vencimento ou atraso de pagamento

Os casos de inadimplência podem ser evitados com o disparo de mensagens personalizadas para avisar os pais sobre a proximidade do vencimento da mensalidade ou para, simplesmente, comunicar que o título de cobrança venceu, juntamente de um novo código para pagamento.

Autonomia para os clientes

Os pais podem gerar seus boletos atualizados diretamente em um sistema único da escola. Essa possibilidade, além de facilitar a vida dos pais, vai minimizar o tempo de atendimento que os profissionais da secretaria precisam dedicar a esses pedidos.

Portal e Aplicativo para celular

O acesso à geração, impressão e envio de boletos não pode ficar limitado apenas a uma máquina ou um único profissional. Por isso, um software de gestão escolar online conta com um portal centralizado, que permite aos pais, alunos e profissionais da escola acessarem as informações que precisarem de qualquer dispositivo e a qualquer momento.

Caso seja necessário verificar, corrigir ou resolver algum problema com um título de cobrança, é fácil acessar o sistema de qualquer computador, tablet ou celular.

Para automatizar as tarefas financeiras e administrativas da sua escola, aumentando a produtividade e minimizando o tempo de atendimento aos pais e alunos, conheça o Software GEO — um sistema de gestão completo para diversos tipos de instituições de ensino, desde escolas de ensino básico, cursos pré-vestibulares, técnicos, centros universitários, faculdades, até grandes universidades.

Agora que você já sabe quais são as melhores maneiras de fazer as cobranças relacionadas a sua instituição de ensino, não há mais dúvidas, a automatização é fundamental!

Para saber mais sobre como fazê-la com eficiência, entre em contato com a Software Geo. Nossa equipe está preparada para conversar sobre o melhor modelo de carnê ou boleto para sua escola!