modelos de carnês e boletos para escolas

3 modelos de carnês e boletos para escolas

Fazer o carnê de pagamento pronto, assim como conhecer os modelos de carnês e boletos disponíveis para instituições de ensino podem facilitar o recebimento das mensalidades por parte da escola.

Da mesma maneira, essa também é uma forma de atrair clientes, pois é natural que, depois de avaliar a qualidade da instituição, os pais optem por matricularem seus filhos naquela que oferece o melhor custo-benefício e menos burocracias para o dia a dia.

Quem não depende dos pais, também tende a optar por essas instituições. Ou seja, do graduando ao pós-graduando a preferência está em pagar as mensalidades da maneira mais prática e eficiente possível.

Os modelos de carnês e boletos para escolas podem influenciar não só no atendimento que a sua instituição oferece para os responsáveis financeiros dos estudantes, mas não se pode negar a influência direta no fluxo de trabalho da secretaria e/ou departamento financeiro, independentemente do tipo de instituição — básica, superior, profissionalizante etc.

Neste artigo, você vai conhecer os 4 modelos de carnês e boletos para escolas. Desse modo, fica mais fácil entender qual é a melhor opção para a sua instituição de ensino. Continue a leitura e confira!

Quais as diferenças entre carnês e boletos?

Antes de mostrarmos os modelos de carnês de pagamento pronto e boletos para escolas, é importante explicarmos as principais diferenças entre esses dois meios de pagamento, pois muitas instituições estão acostumadas a lidar apenas com um modelo, desconhecendo as qualidades e possíveis vantagens do outro. Lembrando que a escolha deve estar centrada na melhor opção para a realidade da escola. Vejamos!

Boleto

De uma maneira geral, o boleto é um título de cobrança com as informações da empresa e os dados necessário para o pagamento. Antes as escolas podiam trabalhar com dois tipos de boleto: o boleto simples e o boleto registrado. Porém, desde a implementação da cobrança registrada, pela Febraban, todos os boletos precisam ser registrados.

Mesmo com a regularização, uma das vantagens de oferecer o pagamento com o boleto é que ele pode ser recebido em diferentes estabelecimentos, como bancos, casas lotéricas e até mercados, farmácias, lojas etc, facilitando e muito a vida do pagante.

Além disso, com a obrigatoriedade do uso do boleto registrado, o pagamento ficou mais seguro tanto para a empresa quanto para o cliente, uma vez que, nesse processo, existe a troca de arquivos entre a escola e o banco. Essa relação acaba garantindo a integridade das informações, seja no registro, seja na baixa.

Com o Software GEO, por exemplo, além da integração com qualquer instituição bancária por meio da troca de arquivos, também é possível sua instituição fazer a geração automática dos boletos na plataforma da Gerencianet — automatizando, assim, o processo de registro e de baixa.

Consequentemente, não é necessário o envio de arquivos CNAB e, assim como era no boleto sem registro, a cobrança de tarifas só é feita por boleto pago. Tem mais, pois, após o pagamento do boleto, a baixa também é feita automaticamente no sistema.

Carnê

O carnê costuma ser mais comum em empresas pequenas e regionais, onde é possível ir de porta em porta para receber os pagamentos ou há um lugar fixo para o recebimento dos subsídios.

Esse é um modelo de pagamento que funciona como um título de empréstimo. Em outras palavras, é como se a escola estivesse emprestando determinados valores ao cliente e, ele, no que o concerne, vai pagar as prestações da “devolução”.

Diferentemente das taxas fixas aplicadas pelos bancos, essa modalidade pode gerar taxas ou juros de acordo com as regras de contratação. Além do mais, o cliente passa por uma análise de crédito para comprovar se ele tem como arcar com a despesa. Enfim, caso o crédito seja aprovado, é gerado um carnê com o número de parcelas da compra e esse é entregue ao cliente.

Uma das vantagens do carnê é que, mesmo que o cliente atrase o pagamento por alguns dias, ainda é possível quitar o débito com o mesmo título, sem precisar solicitar uma nova via. A desvantagem está nas multas e na dificuldade de acesso às formas de pagamento. Vejamos os principais modelos de carnês e boletos!

1. Carnê para pagamento de mensalidade

Entre os modelos de carnês e boletos mais comuns, esse modelo de carnês de pagamento pronto é o mais simples, pois ele não tem nenhuma ligação oficial com qualquer agência bancária. Assim, ele é feito e impresso pela própria escola e, da mesma maneira, o pagamento também é recebido na instituição.

A principal vantagem dessa forma de pagamento é que a instituição não vai depender do banco para recebê-la, ou seja, ela não pagará taxas de emissão e outras cobranças bancárias. Além disso, o cálculo de juros e atrasos também é feito pela própria escola.

Por outro lado, essa cobrança exige mais tempo e dedicação dos profissionais responsáveis pelas finanças, pois eles devem fazer o recebimento de todos os pagamentos dos alunos individualmente. Com isso, a organização dos dados também pode ser prejudicada nesses casos, já que o controle, geralmente, é manual e mais suscetível a erros.

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2. Boleto no modelo de carnê

O modelo de carnê em formato de boleto conta com um layout reduzido e pode ter até 3 títulos impressos em cada página. Assim, há nesse tipo de cobrança uma preocupação com a produção de papel, mas também há, principalmente, um melhor esquema para quem não consegue gerar boletos todos os meses para pagamento.

Por outro lado, devido ao espaço limitado, não é possível inserir informações personalizadas. Com isso, essas características acabam fazendo com que esse modelo de boleto seja pouco utilizado, até mesmo em pequenas instituições de ensino, pois existe uma cultura de que quanto mais informações, maiores as garantias para com regularidades e leis.

Mais uma vez, destacamos que os modelos de carnê e boletos auxiliam no pagamento imediato. Assim, independentemente da nomenclatura, o carnê de pagamento funciona como um boleto, que pode ser pago na geração, sem a necessidade de cálculos extras.

3. Boleto no modelo demonstrativo

Esse é o modelo de boleto mais completo e que oferece mais opções de personalização, ideal para instituições preocupadas com as necessidades e desejos de seus clientes. Isso porque com ele é possível inserir as informações da escola, mensagens personalizadas, como de cobrança para pagamento fora do vencimento ou de débitos em aberto, além do detalhamento dos serviços que estão sendo pagos, entre eles:

  • o valor da mensalidade
  • valor referente à material escolar;
  • cobranças relacionadas às atividades extras;
  • imagens, como o logotipo da escola;
  • imagens promocionais e de marketing etc.

Também é possível inserir nesse modelo as informações sobre os descontos para o pagamento antecipado ou dados sobre o que é preciso fazer para obter esse benefício.

Isso é importante pelo fato de que qualquer tipo de detalhamento que a escola possa incluir em seus boletos, que esteja relacionado com o pagamento, é essencial para evitar problemas, como ligações que despendem tempo do pessoal da secretaria escolar.

Como automatizar a cobrança?

O uso de boletos, carnês, assim como a opção de pagamento com cartão de crédito ou débito em conta são formas que auxiliam a escola e facilitam o dia a dia dos pais. Porém, nada disso pode ser feito com qualidade se a instituição de ensino não tiver um processo de automatização.

Enfim, não estamos tratando de novos modelos, mas formas eficientes, que unem todas as melhores vantagens de cada tipo de pagamento em uma mesma maneira de acesso rápido e fácil.

Algumas ferramentas podem auxiliar nesse processo, vejamos as opções.

Agendamento de envio de boletos de cobrança

Em muitas instituições, os profissionais precisam enviar os boletos de cobrança manualmente para os pais dos alunos. Há casos em que um dia é reservado para essa atividade.

O agendamento do envio de boletos é uma forma de reduzir o tempo dedicado a essa tarefa, pois, com isso, é possível criar um disparo para enviar os boletos de cobrança para todos os alunos da instituição.

Aviso de vencimento ou atraso de pagamento

Os casos de inadimplência podem ser evitados com o disparo de mensagens personalizadas para avisar os pais sobre a proximidade do vencimento da mensalidade ou para, simplesmente, comunicar que o título de cobrança venceu, juntamente de um novo código para pagamento.

Autonomia para os clientes

Os pais podem gerar seus boletos atualizados diretamente em um sistema único da escola. Essa possibilidade, além de facilitar a vida dos pais, vai minimizar o tempo de atendimento que os profissionais da secretaria precisam dedicar a esses pedidos.

Portal e Aplicativo para celular

O acesso à geração, impressão e envio de boletos não pode ficar limitado apenas a uma máquina ou um único profissional. Por isso, um software de gestão escolar online conta com um portal centralizado, que permite aos pais, alunos e profissionais da escola acessarem as informações que precisarem de qualquer dispositivo e a qualquer momento.

Caso seja necessário verificar, corrigir ou resolver algum problema com um título de cobrança, é fácil acessar o sistema de qualquer computador, tablet ou celular.

Para automatizar as tarefas financeiras e administrativas da sua escola, aumentando a produtividade e minimizando o tempo de atendimento aos pais e alunos, conheça o Software GEO — um sistema de gestão completo para diversos tipos de instituições de ensino, desde escolas de ensino básico, cursos pré-vestibulares, técnicos, centros universitários, faculdades, até grandes universidades.

Agora que você já sabe quais são as melhores maneiras de fazer as cobranças relacionadas a sua instituição de ensino, não há mais dúvidas, a automatização é fundamental!

Para saber mais sobre como fazê-la com eficiência, entre em contato conosco — nossa equipe está preparada para conversar sobre o melhor modelo de carnê ou boleto para sua escola!

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2 Comentários

  1. bom dia prezados,
    gostaria que me enviasse uma planilha para controle de cadastro de alunos e de pagamentos de mensalidades.
    fico no aguardo!

    1. Bom dia!
      A melhor forma de fazer o controle é através de um banco de dados, mesmo que seja uma versão bem simples. Assim, você poderá ter acesso a relatórios de acompanhamento de pagamentos, devedores etc.
      Temos uma versão básica do sistema GEO para escolas menores, que irá fazê-lo economizar bastante tempo.
      Entre em contato conosco pelo contato@softwaregeo.com.br !

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