Orçamento escolar: quais variáveis afetam a receita das escolas?

A importância de uma boa estrutura no orçamento escolar não pode ser subestimada. A saúde financeira, para ser mantida, requer total controle por parte da gestão. Assim sendo, é fundamental conhecer as fontes e aplicações de recursos, bem como as variáveis que podem atrapalhar a rentabilidade e o faturamento da instituição.

O objetivo é aproveitar melhor os investimentos realizados, acompanhando as entradas e saídas, prevendo baixas e, dessa forma, não se perdendo em meio a crises financeiras — que, quando não percebidas a tempo, podem decretar o fracasso da gestão.

Hoje, preparamos este post para explicar em detalhes o que afeta uma receita escolar e as melhores estratégias para evitar problemas com o orçamento. Tem curiosidade? Continue a leitura!

Como as variáveis afetam negativamente o orçamento escolar?

Quando dizemos “variáveis”, pense em receitas que não dependem totalmente da organização escolar para se manterem ativas. Entre os índices que vale a pena manter a vigilância, estão:

• inadimplência;
• cancelamentos;
• baixa nas matrículas.

Todas essas informações podem causar “um furo” no orçamento escolar, principalmente quando as metas não são realistas: você planeja pensando em certo volume, mas, na verdade, não alcança para executar as ações previstas.

Como consequência, a escola fica no vermelho e problemas começam a surgir, afinal, a entrada de capital é necessária para manter a instituição com serviços de alta qualidade. A predominância de atrasos nas mensalidades, cancelamentos e uma quantidade de matrículas menor que a esperada com certeza comprometem a gestão rapidamente.

Análise combinada de indicadores

A taxa de cancelamento, também conhecida como “churn”, e o tempo médio de permanência ou LT (LifeTime) são indicadores fundamentais para verificar dados acerca da desistência de alunos e os motivos desse cenário.

Esses indicadores podem ser analisados juntos com o CAC (Custo de Aquisição por Cliente). Isso porque é preciso saber se vale mais a pena aplicar esforços para manter alunos com problemas de permanência ou conquistar novos discentes (economicamente falando).

Quais são as estratégias para evitar problemas no orçamento?

Para fazer um bom gerenciamento financeiro e se livrar de vilões como a alta taxa de inadimplência, muitos cancelamentos e o baixo volume de matrículas — e de mensalidades movimentando o caixa —, trouxemos boas estratégias de gestão. Veja o que fazer e evite prejuízos!

Otimização da comunicação

A boa comunicação pode melhorar muito a questão da inadimplência. Se a gestão utilizar vários canais de comunicação, sempre lembrando o responsável da data, além de fornecer a opção de fazer a cobrança de forma automatizada, a probabilidade de atraso diminui bastante. Descomplique os pagamentos!

No caso de famílias com dificuldades para acertar os valores, é válido que a cultura escolar proponha um ambiente de abertura para conversar sobre o assunto. Mesmo que, na prática, você não possa ajudar todo mundo, o atendimento estimula o clima de compreensão. Além disso, você fica a par de possíveis diminuições na receita.

Controle do fluxo de caixa

Contar com um software para controlar processos financeiros é imprescindível, pois o fluxo de caixa deve ser acompanhado de perto. Trata-se de registrar todas as transações financeiras — sejam elas partes do business ou não —, elencando absolutamente tudo que entra e sai das contas da instituição.

O detalhe para gerenciar bem o fluxo de caixa é saber organizar as datas de competência e datas de caixa. A primeira nomenclatura se trata do dia em que o fator gerador — da despesa ou receita — ocorreu, enquanto a segunda é sobre o dia em que o dinheiro, de fato, sai ou entra na conta.

É importante fazer essa discriminação, porque assim você consegue saber exatamente quanto cada período ou categoria rendeu e quanto capital há realmente disponível. Se você fez 100 vendas de 1 real para receber mês que vem, não pode contar com 50 reais para pagar a conta de energia deste mês, entende?

Previsibilidade da receita

Com o controle do fluxo de caixa, também é possível prever as receitas. Assim, a gestão não é pega de surpresa por índices ruins e não entra em crise por não ter recursos suficientes, podendo acionar procedimentos para cortar custos, cobrir as despesas e/ou realocar recursos.

É bastante comum que o acompanhamento financeiro escolar seja feito em um grande fechamento anual ou semestral, mas adiantamos que isso não é uma fórmula para o sucesso. A verdade é que cada empresa tem uma necessidade específica e, por isso, a gestão deve balancear a periodicidade produtiva para a previsão de cenários.

Como um software escolar auxilia no gerenciamento financeiro?

A boa notícia é que você não precisa ser um expert em finanças para manter todo esse controle e, consequentemente, a vida econômica da escola saudável. Para prever as variáveis negativas, a gestão deve buscar um sistema especializado, que consiga integrar os setores para indicar como está cada índice.

É importante, na escolha, não focar apenas no setor financeiro, pois uma instituição de ensino precisa fazer gestão de várias áreas de maneira sistêmica. Assim sendo, recomendamos que você priorize os seguintes aspectos:

• facilidade na comunicação com responsáveis e alunos, enviando arquivos e informações;
• aplicativo acessível em tablets e smartphones;
• portal para acesso de alunos e pais;
• possibilidade de controle de interessados e captação de alunos;
• controle de matrículas, rematrículas e outros procedimentos;
• gestão de históricos, documentos acadêmicos etc;
• gestão de dados para professores.

A respeito do auxílio na gestão do orçamento escolar, o sistema especializado deve colaborar:

• automatizando boletos e facilitando a cobrança;
• controlando recebimentos e despesas;
• gerando relatórios, abordando centros de custos e categorias;
• atualizando valores de acordo com atrasos e outros fatores de correção (juros etc.);
• emitindo de relatórios de pagamentos de colaboradores, de acordo com a tabela para cada função (como quantidade de horas/aula e valores correspondentes);
• integrando os setores e atualizando as informações de acordo com a realização de cada procedimento.

O orçamento escolar, na verdade, é uma ferramenta da gestão. Quando bem planejado e acompanhado, a análise das informações estabelecidas gera condições de investir no que é necessário, cortar custos e implantar melhorias.

O Software GEO atende a todas essas demandas, colaborando para o crescimento da sua escola. Para saber mais e fazer um teste, fale com um de nossos especialistas e tire todas as suas dúvidas!